Schritt 1: Dokumentenmengen erfassen
Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Welche Dokumente werden unterschrieben, wie viele pro Monat und von wem? Typisch sind Angebote, Verträge, Auftragsbestätigungen, Personalunterlagen, Freigaben und Protokolle. Notieren Sie auch die Anzahl der Unterzeichnenden pro Dokument und ob diese intern oder extern sind.
Schritt 2: Direkte Kosten pro Vorgang
Zu den direkten Kosten gehören Papier, Druck und Toner, Umschläge, Porto oder Kurier sowie Scannen und physische Archivierung. Diese Posten wirken pro Dokument klein, summieren sich aber bei mehreren Seiten, mehreren Unterzeichnenden und Rückversand schnell.
Berücksichtigen Sie auch Lagerfläche für Akten und den Aufwand, Dokumente bei Prüfungen wiederzufinden.
Schritt 3: Arbeitszeit und Durchlaufzeit
Der größte Hebel ist meist die Arbeitszeit: Ausdrucken, Unterschreiben, Kuvertieren, Nachfassen, Scannen, Ablegen. Messen Sie für einen typischen Vorgang die Minuten und multiplizieren Sie sie mit einem internen Stundensatz.
Genauso wichtig ist die Durchlaufzeit – die Zeit vom Versand bis zum vollständig unterschriebenen Dokument. Postwege dauern Tage, elektronische Signaturen sind oft am selben Tag abgeschlossen. Schnellere Abschlüsse bedeuten früheren Projektstart, schnellere Abrechnung und weniger verlorene Aufträge.
Schritt 4: Die Rechnung
Eine einfache Formel: Monatliche Einsparung = Anzahl Vorgänge × (direkte Kosten + Arbeitsminuten × Stundensatz ÷ 60) − Kosten der Signaturlösung.
Rechenbeispiel mit Annahmen: 200 Vorgänge pro Monat, 3 € direkte Kosten und 15 Minuten Arbeitszeit bei einem Stundensatz von 40 € ergeben 200 × (3 € + 10 €) = 2.600 € Prozesskosten. Reduziert die elektronische Signatur Kosten und Zeit pro Vorgang deutlich, liegt die Einsparung schnell über den Kosten der Lösung. Setzen Sie unbedingt Ihre eigenen Werte ein.
Nachhaltigkeit, Compliance und Risiko
Weniger Papier, Druck und Transporte unterstützen Nachhaltigkeitsziele und können in ESG-Berichte einfließen. Ein lückenloser Audit-Trail vereinfacht interne und externe Prüfungen, weil jeder Schritt dokumentiert ist. Zudem sinkt das Risiko unvollständiger oder verlorener Unterlagen – Pflichtfelder verhindern, dass Dokumente ohne notwendige Angaben zurückkommen.
Versteckte Kosten des Papierwegs
Viele Kosten tauchen in keiner Rechnung auf. Dazu gehören Medienbrüche, wenn unterschriebene Dokumente wieder eingescannt und manuell in Systeme übertragen werden, sowie Fehler durch fehlende Unterschriften, falsche Versionen oder unleserliche Angaben. Jede Rückfrage verlängert den Vorgang und bindet Zeit auf beiden Seiten.
Hinzu kommen Opportunitätskosten: Ein Angebot, das eine Woche auf die Unterschrift wartet, kann an einen schnelleren Wettbewerber verloren gehen. Bei Personalprozessen verzögert sich der Start neuer Mitarbeitender. Und bei Prüfungen kostet die Suche nach Originalen in Aktenordnern oft Stunden.
Erfassen Sie deshalb neben den direkten Kosten auch die Fehlerquote – den Anteil der Dokumente, die unvollständig oder fehlerhaft zurückkommen – und die durchschnittliche Wartezeit. Diese Kennzahlen machen sichtbar, wo elektronische Signaturen den größten Nutzen stiften.
Schritt 5: Mit einem Test überprüfen
Wählen Sie zwei oder drei häufige Dokumenttypen und führen Sie sie zwei Wochen elektronisch durch. Messen Sie Durchlaufzeit, Rückfragen und Aufwand und vergleichen Sie die Werte mit Ihrer Ausgangslage. DE-CODA SIGN lässt sich dafür 14 Tage kostenlos testen.
Häufige Fragen
Welche Kennzahl ist am aussagekräftigsten?
Meist die Arbeitszeit pro Vorgang und die Durchlaufzeit bis zum Abschluss.
Lohnt sich eine Lösung bei wenigen Dokumenten?
Auch bei geringen Mengen können schnellere Abschlüsse und weniger Nachfassen den Ausschlag geben.
Wie schnell amortisiert sich eine Signaturlösung?
Das hängt von Volumen, Stundensätzen und Prozessen ab. Mit der Formel oben und einem 14-tägigen Test erhalten Sie eine belastbare Schätzung.