Warum Signaturkarten an Bedeutung verlieren
Bei der klassischen Kartensignatur liegt der private Schlüssel auf dem Chip der Karte. Für jede Signatur werden Karte, ein zertifizierter Kartenleser, passende Treiber und eine lokale Signatursoftware benötigt. Betriebssystem-Updates, neue Rechner oder Homeoffice führen regelmäßig zu Supportaufwand. Zudem haben Karten eine begrenzte Laufzeit und müssen nach Ablauf neu beantragt werden.
Die eIDAS-Verordnung erlaubt ausdrücklich, dass ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter die Signaturerstellungseinheit im Auftrag der unterzeichnenden Person verwaltet. Das ist die Grundlage der Fernsignatur (Remote Signing).
Wie die Fernsignatur funktioniert
Bei der Fernsignatur wird das qualifizierte Zertifikat in einem hochgesicherten Hardware-Sicherheitsmodul des Anbieters erzeugt und verwahrt. Nur Sie können es auslösen: Sie öffnen das Dokument im Browser, prüfen den Inhalt und bestätigen die Signatur mit einem zweiten Faktor, zum Beispiel per Smartphone-App.
Für Sie entfallen Kartenleser, Treiber und lokale Software. Sie signieren am PC, Tablet oder Smartphone – im Büro, im Homeoffice oder beim Ortstermin. Das Ergebnis ist eine QES, die wie eine kartenbasierte Signatur geprüft werden kann.
Identifizierung und Kosten
Bevor ein qualifiziertes Zertifikat ausgestellt wird, muss Ihre Identität einmalig geprüft werden, etwa per Online-Ausweisfunktion oder Video-Identifizierung. Bei DE-CODA SIGN stehen zwei Varianten zur Wahl: ein europäischer QTSP mit einem Zertifikat für 3 Jahre (4,90 €) oder ein deutscher QTSP mit einem Zertifikat für 5 Jahre (14,90 €).
Nach der Identifizierung signieren Sie ohne weitere Hardware. Planen Sie die Identifizierung frühzeitig ein, damit sie vor dem Ablauf Ihrer Karte abgeschlossen ist.
Parallelbetrieb und schrittweise Umstellung
Ein Wechsel muss nicht an einem Stichtag erfolgen. DE-CODA SIGN kann bis zum Ablauf der vorhandenen D-Trust Karte parallel genutzt werden. So können Sie zunächst einzelne Dokumenttypen – etwa Gutachten oder Bescheinigungen – auf die Fernsignatur umstellen und Erfahrungen sammeln, bevor Sie vollständig wechseln.
Häufige Stolpersteine beim Umstieg
In der Praxis scheitern Umstellungen selten an der Technik, sondern an der Organisation. Häufig wird die Identifizierung zu spät gestartet, sodass zwischen Kartenablauf und neuem Zertifikat eine Lücke entsteht. Planen Sie deshalb mindestens einige Wochen Vorlauf ein.
Ein zweiter Punkt sind Empfänger, die Signaturen automatisiert prüfen, etwa Gerichte, Behörden oder Auftraggeber mit eigenen Prüfprozessen. Informieren Sie diese frühzeitig, dass sich das Zertifikat ändert, und senden Sie ein Testdokument. Gleiches gilt für interne Vorlagen: Signaturfelder, Ablagepfade und Benennungsregeln sollten zum neuen Ablauf passen.
Drittens lohnt es sich, Vertretungsregeln zu klären. Mit der Fernsignatur kann jede berechtigte Person ihr eigenes Zertifikat nutzen – geteilte Karten oder weitergegebene PINs, die rechtlich ohnehin problematisch sind, gehören damit der Vergangenheit an. Dokumentieren Sie, wer welche Dokumente qualifiziert signieren darf.
Checkliste für den Wechsel
• Ablaufdatum Ihrer Karte notieren und ein Umstellungsdatum festlegen. • Dokumenttypen auflisten, die heute qualifiziert signiert werden. • Empfänger informieren, falls diese Signaturen technisch prüfen. • Identifizierung beim gewählten QTSP durchführen. • Erste Dokumente parallel signieren und die Prüfung beim Empfänger testen. • Alte Kartenleser und Software nach Ablauf der Karte außer Betrieb nehmen.
DE-CODA begleitet Wechsel im IHK-Umfeld seit 1997 und klärt offene Fragen zu Ihrer bisherigen Karte persönlich.
Häufige Fragen
Ist die Fernsignatur genauso rechtssicher wie die Karte?
Ja. Beide erzeugen eine qualifizierte elektronische Signatur mit der Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift.
Brauche ich weiterhin einen Kartenleser?
Nein. Für die Fernsignatur genügen Browser und Smartphone.
Was passiert mit bereits signierten Dokumenten?
Sie bleiben gültig. Die Signatur bezieht sich auf den Zeitpunkt der Unterzeichnung.