Der rechtliche Rahmen: eIDAS, BGB und VDG
Die eIDAS-Verordnung gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten und definiert in Art. 3 die drei Signaturstufen. In Deutschland ergänzen das Vertrauensdienstegesetz (VDG) und das Bürgerliche Gesetzbuch die Regeln. Entscheidend ist § 126 BGB: Schreibt ein Gesetz die Schriftform vor, kann sie nach § 126a BGB nur durch die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur ersetzt werden. Für die Textform nach § 126b BGB genügt dagegen bereits eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, bei der die erklärende Person genannt ist.
Daraus folgt eine einfache Grundregel: Zuerst prüfen Sie die Formvorschrift, danach das Risiko.
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die EES ist die niedrigste Stufe. Dazu zählen zum Beispiel ein eingescannter Namenszug, ein getippter Name oder ein Klick auf „Unterschreiben“ in einer Signaturplattform. Sie stellt keine besonderen technischen Anforderungen an die Identifizierung. Ihr Beweiswert hängt deshalb stark davon ab, wie gut der Vorgang protokolliert ist – etwa durch E-Mail-Verifizierung, Zeitstempel und einen vollständigen Audit-Trail.
Typische Einsatzfälle sind interne Freigaben, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Angebotsannahmen oder Datenschutzhinweise. Für diese formfreien Dokumente ist die EES schnell, kostengünstig und für Unterzeichnende sehr einfach.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die FES muss nach Art. 26 eIDAS vier Anforderungen erfüllen: Sie ist eindeutig der unterzeichnenden Person zugeordnet, ermöglicht deren Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, die die Person unter ihrer alleinigen Kontrolle hat, und ist so mit den Daten verbunden, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar ist.
In der Praxis bedeutet das meist eine stärkere Authentifizierung, etwa per SMS-Code oder App-Freigabe. Die FES eignet sich für Verträge mit höherem Wert oder Streitpotenzial: Arbeits- und Dienstleistungsverträge ohne Schriftformerfordernis, Rahmenverträge, Einkaufs- und Lieferverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
Die QES ist eine FES, die zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erzeugt wird. Das Zertifikat stellt ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) nach einer Identitätsprüfung aus. Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat die QES die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift – EU-weit.
Früher waren dafür Signaturkarte und Kartenleser nötig. Heute ist die Fernsignatur üblich: Das Zertifikat liegt geschützt beim Anbieter, die Freigabe erfolgt per Smartphone. Beachten Sie, dass einige Erklärungen die elektronische Form gesetzlich ausschließen, zum Beispiel die Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB) oder die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB).
So treffen Sie die Auswahl in vier Schritten
1. Formvorschrift prüfen: Verlangt ein Gesetz, eine Satzung oder ein Vertrag die Schriftform? Dann kommt nur die QES in Frage – oder Papier, wenn die elektronische Form ausgeschlossen ist.
2. Risiko bewerten: Wie hoch ist der Wert, wie wahrscheinlich ist ein Streit? Je höher das Risiko, desto sinnvoller sind FES oder QES.
3. Unterzeichnende betrachten: Externe Kundinnen und Kunden brauchen einen einfachen Ablauf; Sachverständige oder Geschäftsführende signieren häufig und profitieren von einer einmaligen QES-Identifizierung.
4. Standard festlegen: Definieren Sie für jeden Dokumenttyp eine Stufe und hinterlegen Sie sie als Vorlage. So vermeiden Sie Einzelfallentscheidungen.
Häufige Fragen
Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig?
Ja, als einfache elektronische Signatur. Sie ersetzt aber keine gesetzliche Schriftform und hat einen geringen Beweiswert.
Gilt eine deutsche QES auch in anderen EU-Ländern?
Ja. Eine QES auf Basis eines qualifizierten Zertifikats aus einem Mitgliedstaat wird nach Art. 25 Abs. 3 eIDAS in allen anderen Mitgliedstaaten anerkannt.
Kann eine Plattform alle drei Stufen abbilden?
Ja. DE-CODA SIGN unterstützt EES, FES und QES, sodass Sie je Dokument die passende Stufe wählen.